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Tecnología, integración e inteligencia el camino recorrido por la Universidad Sergio Arboleda con Xperta

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Hace aproximadamente 7 años la Universidad Sergio Arboleda tuvo al menos tres motivadores para implementar un proyecto tecnológico que, desde entonces, ha transformado, apoyado y soportado su modelo de operación.

La Sergio, como se le conoce, es una institución de educación superior con 35 años de trayectoria, reconocimiento nacional e internacional y un proyecto educativo que se actualiza rigurosamente para responder a las tendencias y necesidades del mundo contemporáneo.

Como en todos los sectores, las instituciones de educación superior se han visto impactadas por distintos aspectos a lo largo del tiempo: la transformación digital, la llegada de nuevas tecnologías, los cambios demográficos y los movimientos sociales, han sido solo algunos; acoplarse a estas variables y sobresalir ha requerido una proyección estratégica por parte de la directiva enfocada hacia la innovación y del respaldo de una solución integral como el pre-empaquetado para el sector educativo Xperta, que ha facilitado, apoyado y soportado la gestión académica, administrativa y financiera de la universidad, desde el 2014.

Mauricio Rey, Decano de Innovación y Desarrollo Digital y Director de Tecnología de la Sergio Arboleda, quien conoce y ha sido parte de este proceso desde sus inicios, habló de los desafíos asumidos por la universidad durante aquella época (2014) y de las oportunidades que trajo la implementación de la vertical de educación Xperta para la comunidad académica sergista.

¿Qué los motivó a tomar la decisión de implementar una solución como Xperta? En aquel momento la universidad tuvo tres grandes motivadores para darle vía a este proyecto. El primero de ellos, es que teníamos varios sistemas de información, lo que hacía todo más complejo; además, en cierto punto, estos habían dejado de ser actualizados, puesto que en ese tiempo el área de tecnología trabajaba en desarrollos locales con los que se buscaba responder más rápidamente a los cambios y nuevos requerimientos del entorno académico.

La segunda consideración, estuvo centrada en los cambios normativos y regulatorios que afectaban los sistemas y hacían que fuera más difícil tener las actualizaciones; y en tercer lugar, la universidad tenía en marcha un plan de transformación que exigía que los sistemas soportaran la operación y sirvieran como base y plataforma para el crecimiento futuro de programas a nivel nacional.

Adicionalmente, se estimó que llevar los software existentes a versiones superiores era mucho más complejo que realizar la implementación de un sistema de información integrado como Xperta.

¿Cuál ha sido el aporte más significativo de esta solución percibido por la comunidad académica? Esta implementación definitivamente le ha dado a la universidad la plataforma y la base que ha soportado la operación durante estos 7 años. La solución ha sido fundamental para tener información única e integrada en una sola base de datos, permitiéndonos conocer mejor a nuestros estudiantes, apoyando el crecimiento a nivel nacional con la apertura de la sede de Barranquilla, y también, en la presentación de una nueva oferta relacionada con la modalidad de educación virtual.

¿Cuánto tiempo le tomó a la comunidad educativa adaptarse a Xperta? ¿Cómo fue este proceso? El proyecto fue desarrollado aproximadamente en un año, tuvimos una primera salida en vivo enfocada en los procesos administrativos, financieros y de nómina, luego de acuerdo con el calendario estudiantil nos centramos en todo lo referente a la gestión académica de la universidad. El sistema estuvo acompañado de una estrategia de gestión del cambio desde el inicio, facilitándonos realizar actividades enfocadas a su estabilización.

¿Cómo Xperta ha facilitado los procesos de la institución? Ha generado una integración total de nuestros procesos, y a través de las mejores prácticas optimiza y produce eficiencias, permitiéndonos seguir creciendo en términos de nuevos proyectos y servicios, y generando innovación.

¿Qué recomendaciones le daría a una universidad que esté contemplando el panorama de transformación digital? Las universidades y en general las instituciones de educación superior necesitan tener un aliado estratégico, como una solución ya consolidada en el mercado, que les permita pensar y enfocarse en cómo generar mayor valor para sus estudiantes y comunidad educativa en general, este es un escenario que no amerita ensayos.

Existen productos que ya han sido probados y tienen reconocimiento, definitivamente esos son factores que hay que analizar al momento de adquirir soluciones de este tipo, cuando se conocen experiencias positivas de universidades que han realizado estas implementaciones, es importante escuchar la voz de quienes ya han recorrido el camino.

Por su parte, Xperta es implementada por un equipo de consultores que tiene todo el conocimiento en los procesos de las instituciones de educación superior, los cuales no son sencillos. El momento definitivamente exige contar con una solución así; en el entorno educativo todos debemos estar más preparados que nunca para competir y enfrentar esos retos que trae consigo la transformación digital.

¿Cree que Xperta es una solución que se adapta a las exigencias del entorno académico actual? Personalmente, conozco otras soluciones para el sector de educación superior y considero que por la experiencia que tiene y por el camino ya recorrido, definitivamente Xperta es una de las soluciones que más se adapta a los requerimientos de las universidades y del Ministerio de Educación, además entiende como funcionan estas instituciones en Colombia y Latinoamérica. Es un sistema que a través del tiempo ha podido incluir nuevas tecnologías y funcionalidades, lo que posibilita tener procesos más estables y robustos.

¿La implementación de Xperta le ha permitido a la universidad tener un entorno favorecedor durante el último tiempo? Así es, nuestros usuarios no han tenido un mayor impacto, en el término de unas semanas tuvimos una operación continua sin mayores inconvenientes, el modelo y la tecnología sobre la que está estructurada Xperta ha permitido que la comunicación sea liviana, flexible y de fácil configuración en equipos de cómputo; además el hecho de que el sistema sea integrado, posibilita la carga de información, documentos, archivos, hacerle seguimiento a las operaciones y tener el control sobre lo que está sucediendo.

Con la ayuda de Xperta llevamos la operación a las casas de las personas que trabajan en la institución y los procesos educativos a nuestros estudiantes, a través de los portales de autoservicio, desde esa perspectiva ha sido una experiencia realmente favorable que nos permitió asegurar la continuidad de la universidad.

Para finalizar, Xperta no es solo un software, sino el apoyo y soporte que debe tener una universidad para asegurar el desarrollo de su estrategia y proyectar su crecimiento y futuro. Este es un sistema que a su vez demuestra las capacidades de Indra, a través de Consultoría Organizacional, su unidad especializada en SAP, como implementador, las cuales han sido esenciales para sacar adelante proyectos exitosos y estables.

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Premios y reconocimientos

  • Exitoso por crecimiento año a año 2010 – SAP / 2011
  • Mejor canal en cumplimiento de pagos 2010 – SAP / 2011
  • Mejor canal por exitosa salida en vivo del proyecto Universidad de los Andes – SAP / 2012
  • Reconocimiento por su contribución con el crecimiento y desarrollo del país – Banco de Occidente – 2015
  • Canal con mejor contribución para segmento General Business SAP – Región Norte / 2015
  • Top General Business Performance VAR Colombia – SAP / 2016
  • Mención de honor – Proyecto ERP Hana S/4 y HCM para la comunidad Franciscana Provincia de la Santa Fé – SAP /2016
  • SAP Qualified Partner Packaged Solution – Xperta Academic Process – SAP / 2017
  • Canal con mejor desempeño en GB – SAP / 2017
  • Reconocimiento al mayor cumplimiento en cuota – SAP / 2019
  • Highest SAP Enterprise Support LAC – SAP / 2019